Im folgenden Artikel geben wir einen Einblick in den Einsatz des Telefax in der IP-Welt. Welche Möglichkeiten es gibt, auch im Jahr 2022 und darüber hinaus per Fax zu kommunizieren, haben wir Ihnen darin kurz zusammengefasst.
Inhalt:
- Braucht es Fax noch?
- Digital Faxen – so geht es
- Fax2Mail
- Mail2Fax
- Faxen mit equada Hosted-PBX
- Faxe senden und empfangen mit VoIP Trunk
- So lernt MS Teams das Faxen
Braucht es das Fax noch?
Wie ein Faxgerät aussieht, das wissen viele Kinder heute nicht mehr. Denn ihre Kommunikation findet meist nur per (Mobil-)Telefon, Chat und E-Mail statt. Und das klassische Faxgerät (vielleicht sogar noch in der Variante mit Thermopapier) hat tatsächlich vielfach ausgedient. Doch gerade im Informationsaustausch mit Behörden und offiziellen Stellen ist das Fax häufig im Einsatz.
Dass sich das Telefax auch heute immer noch so großer Beliebtheit erfreut, gerade in der offiziellen Kommunikation, liegt an seiner Rechtssicherheit. Anders als E-Mail und Co. gilt das Fax als schriftliches Dokument und ist damit rechtsverbindlich. Dabei ist es auch völlig unerheblich, ob ein Fax als klassische Faxsendung über ein dediziertes Faxgerät oder als Digital/Computerfax versendet wird.
Digital Faxen – so geht es
Wenn Sie das Fax in ihre moderne digitale Kommunikationswelt überführen wollen, werden Sie über die beiden Begriffe Fax2Mail und Mail2 Fax stolpern.
Fax2Mail
Bei Fax2Mail werden eingehende Faxe als Anhang an eine E-Mail gesendet. Der Empfänger spart sich also die Kosten für ein dediziertes Faxgerät, ist aber dennoch per Fax erreichbar. Die PDF im E-Mail-Anhang erhält alle Informationen, die auf einem klassischen Fax verzeichnet sind. Dazu gehören Faxseiten mit Zeitangabe und Absenderkennung.
Mail2Fax
Mit Mail2Fax wird Ihr E-Mail-Programm zum Fax. Sie versenden Faxnachrichten über Ihr Mailprogramm, der Empfänger erhält das Fax auf seinem Endgerät.
Faxen mit equada Hosted-PBX
Der Erhalt oder Versand von Telefaxen ist mit der equada Hosted-PBX problemlos möglich. Die Funktion Mail2Fax erlaubt den E-Mail-Versand von Dateianhängen als PDF- oder TIFF-Datei. Dabei muss die (nur einmalig vergebene) E-Mail-Adresse verwendet werden, die in der Telefonanlage für den jeweiligen Nutzer eingerichtet wurde. Die Faxnummer wird dabei im E-Mail-Format eingegeben. Sendebestätigungen oder Fehlermeldungen erhält der Absender auf sein E-Mail-Konto.
Bei der Funktion Fax2Mail können mit der equada Hosted-PBX Faxe im PDF- oder TIFF-Format als E-Mail-Anhang an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse empfangen werden. Alternativ kann auch ein Faxgerät zum Einsatz kommen, dies muss jedoch zwingend IP-fähig sein. Nutzen Sie ein älteres Faxgerät, muss ggf. ein Adapter verwendet werden.
Visual Fax
Nutzer der equada Softclients MobileControl oder DesktopControl haben auch über diese Anwendungen ihre Faxe immer im Griff: Sie können alle Faxnachrichten in den Softclientes direkt einsehen und verwalten.
Faxe empfangen mit dem VoIP Trunk
Eingehende Faxnachrichten lassen sich ebenfalls mit dem equada VoIP-Trunk oder dem equada VoIP-Trunk für MS Teams für eingerichtete Rufnummern per E-Mail als PDF- oder TIFF-Anhang empfangen und direkt am Computer ansehen. Die Einrichtung der Fax2Mail-Einträge erfolgt über das equada-Kundenportal.
Für einen VoIP-Trunk können mehrere Fax2Mail-Einträge angelegt werden. Die hierfür verwendete Rufnummer wird nach der Einrichtung nicht mehr zur Telefonanlage weitergeleitet. Stattdessen erfolgt der Faxempfang über die Vermittlungsstelle von equada.
So lernt MS Teams das Faxen
Nutzer von MS Teams mit Operator Connect profitieren von vielen Vorteilen und sind sehr gut für die digitalen Herausforderungen dieser Zeit gerüstet. Doch eines kann MS Teams nativ nicht: Faxe senden und empfangen. Doch auch hierfür haben wir bei equada für unsere Kunden eine einfache Lösung gefunden.
equada-Kunden können im Kundenportal Rufnummern als Telefax konfigurieren. So werden eingehende Faxe an die dort hinterlegte E-Mail-Adresse gesandt. Ausgehende Faxe können per Mail an equada gesendet werden und werden vom dann als Telefax versendet. Fax2Mail und Mail2Fax geht also auch mit equada und MS Teams.
Es gibt also viele Möglichkeiten, den Faxversand und -empfang in der IP-Welt einzurichten. Welche für Sie die richtige ist, dazu berät das equada-Team Sie gerne!
